La buena gestión de costos en general es uno de los grandes retos que las empresas vinculadas al sector cacao deben enfrentar. En la última década, se ha visto un repunte del sector, con una mayor exigencia del mercado en torno a este producto, es por esto, que las empresas (privas y asociativas) deben ofrecer productos de alta calidad, que cumplan con los estándares internacionales y nacionales y que a su vez tengas precios que competitivos para permanecer en el mercado y obtener los beneficios deseados. Es por lo anterior, que se vuelve clave una buena gestión de los costos post cosecha de cacao, ya que al contar con información precisa y actualizada, se tendrá la base para un adecuado proceso de toma de decisiones, orientadas a la eficiencia de los procesos y negociaciones con compradores.

En el marco de las acciones desarrolladas por Lutheran World Relief (LWR), para el fortalecimiento de la actividad productiva del sector cacao con organizaciones de productores y su acceso a mercados, tanto para Nicaragua, como para Honduras y El Salvador, se desarrolló una herramienta web y offline para facilitar la gestión y análisis financiera para el procesos postcosecha de cacao. Es importante mencionar, que esta herramienta es escalable y puede ser usada en los demás países productores de la región.

En este documento, se presenta el manual de uso de la herramienta web desarrollada por la Unidad de Desarrollo de Agronegocios del Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza (CATIE), para que los usuarios tengan una guía sobre el uso y alcance de la misma. Se resalta que si bien la herramienta brinda resultados valiosos, se debe acompañar con un proceso de análisis estratégico (acompañamiento técnico) para poder tomar las decisiones necesarias con miras en la mejora de la gestión empresarial.

Guiar paso a paso el ingreso de la información de costos desde el acopio hasta la comercialización de cacao y sub productos, como base para su análisis y posterior integración en los procesos de toma de decisión de la empresa u organización cacaotera.

• Información actualizada y confiable: antes de usar la herramienta, la empresa / organización deben tener a mano la información anual de costos fijos y variables de manera detallada, para lo cual pueden recurrir a los informes contables más actualizados o informes específicos preparados por la persona responsable de la contabilidad o la administración.

• Proceso participativo: es necesario involucrar al personal que maneje la información clave postcosecha a nivel contable, técnico y de rendimientos. Es por esto, que se deberá contactar a la persona responsable de la contabilidad, la gerencia, el administrador y los encargados técnicos de los procesos.

• Análisis estratégico: la herramienta brinda datos clave, pero es necesario hacer un análisis profundo de los mismos con una persona que conozca la temática y que tenga experiencia comprobada para brindar soluciones.

• Cláusula de exención: Lutheran World Relief se exime de toda responabilidad por el uso de la herramienta y los datos generados por la misma.

• La herramienta está desarrollada para usar cualquier tipo de moneda y unidad de medida, este tipo de información deberá ser el mismo a lo largo del ejercicio de costeo, evitando la mezcla de unidades, monedas y tiempo (ej. No se debe colocar información de kilos y luego información sobre libras).

• Además, no se podrá mezclar información anual con mensual, debe ser la misma medida de tiempo (anual o mensual) de acuerdo a lo que se indica en las instrucciones.

• En cada cuadro, se deberá llenar la información de acuerdo a la naturaleza de la empresa u organización, por tanto no hay un esquema fijo a nivel de rubros o tipos de cacao.

La herramienta para la Gestión de Costos Postcosecha en cacao (GesCoCacao), tiene como objetivo automatizar y facilitar el registro de los costos vinculados a actividades postcosecha estratégicas, agrupadas en: acopio, transformación, comercialización e inversión. Una vez se ingresan los datos, la herramienta generará el análisis de la inversión, estimación del punto de equilibrio y del flujo de caja proyectado, estos resultados (reportes) podrán ser impresos o exportados tanto en formato PDF como en hojas de cálculo (.xls), lo que permitirá que las empresas u organizaciones lo usen más allá de los resultados obtenidos para la mejor toma de decisiones.

• Datos generales
• Volumen de compra
• Volumen de venta (transformación primaria y secundaria)
• Costos fijos y variables
• Inversión
• Reporte
• Información base para el análisis

En esta sección se debe ingresar la cantidad de cacao comprado, indicando el tipo de procesamiento (fresco, fermentado o seco) o características especiales que tenga (certificaciones o calidades), así como los precios respectivos para el tipo de cacao ingresado. Para esto, se debe dar clic en el botón “Agregar” e ingresar los datos solicitados, una vez ingresados debe dar clic en el icono de guardar al final de la fila para que quede la información registrada.

Si desea editar una fila que ingresó previamente, debe dar clic en el botón con forma de lápiz al final de cada una de las filas, esto activará la opción y podrá editar la información que requiera. Si lo que desea es eliminar una fila puede dar clic en el botón con forma de sesto de basura, esto eliminará la fila seleccionada.

Una vez copiados los datos en la tabla de precios unitarios (después de darle clic en Copiar Acopio), se debe dar clic en el botón con forma de lápiz al final de cada una de las filas y posteriormente ingresar la información que correspondiente.

Una vez completado los datos puede dar clic en “Siguiente” para pasar a la sección de Transformación Primaria y Secundaria.

En esta sección se pide el ingreso de la información sobre las ventas, tanto de producto de transformación primaria (cacao en grano) y de transformación secundaria (chocolates, manteca, licor de cacao, nibs, entre otros). Para esto igual que en la sección anterior, se debe dar clic en el botón “Agregar” e ingresar los datos solicitados, una vez ingresados debe dar clic en el icono de guardar al final de la fila donde se ingresan los datos.

Si desea editar una fila que ingreso previamente dar clic en el botón con forma de lápiz al final de cada una de las filas y posteriormente editar la información que requiera. De igual manera si desea eliminar una fila puede dar clic en el botón con forma de sesto de basura, esto eliminará la fila seleccionada.

Una vez copiados los datos en la tabla de precios unitarios puede dar clic en el botón con forma de lápiz al final de cada una de las filas y posteriormente ingresar la información que correspondiente.

Si desea editar una fila que ingreso previamente puede dar clic en el botón con forma de lápiz al final de cada una de las filas y posteriormente editar la información que requiera. De igual manera si desea eliminar una fila puede dar clic en el botón con forma de sesto de basura, esto eliminará la fila seleccionada.

Una vez ingresadas las cantidades de ventas de transformación secundaria se debe dar clic en el botón “Copiar Venta Secundaria” esto trasladará los rubros de productos vendidos a la tabla de precios unitarios para el respectivo ingreso de dichos precios. Es importante destacar que luego de realizar cualquier cambio en la tabla de venta se debe dar clic en el botón “Copiar Venta Secundaria”.

Una vez copiados los datos en la tabla de precios unitarios puede dar clic en el botón con forma de lápiz al final de cada una de las filas y posteriormente ingresar la información que correspondiente.

Una vez completado los datos puede dar clic en “Siguiente” para pasar a la sección de Definición de costos fijos y variables para el centro de acopio.

En esta sección se debe ingresar la información anual de costos fijos y variables para el todo el proceso de postcosecha. El nivel de detalle en los costos y las categorías lo define la empresa / organización. Para esto igual que en la sección anterior, debe dar clic en el botón “Agregar” e ingresar los datos solicitados, una vez ingresados debe dar clic en el icono de guardar al final de la fila donde se ingresan los datos.

Si desea editar una fila que ingreso previamente puede dar clic en el botón con forma de lápiz al final de cada una de las filas y posteriormente editar la información que requiera. De igual manera si desea eliminar una fila puede dar clic en el botón con forma de sesto de basura, esto eliminará la fila seleccionada.

Una vez completado los datos puede dar clic en “Siguiente” para pasar a la sección de Definición de la inversión.

En esta sección se debe indicar el equipo, terreno, maquinarias u otro tipo de inversión que la empresa / organización deberá adquirir para el desarrollo de su actividad empresarial. Indicar tasas de interés si se va a pedir financiamiento. IMPORTANTE: si no van a realizar una inversión pueden dejar esta sección en blanco.

Para esto igual que en la sección anterior puede dar clic en el botón “Agregar” e ingresar los datos solicitados, una vez ingresados debe dar clic en el icono de guardar al final de la fila donde se ingresan los datos.

Si desea editar una fila que ingreso previamente puede dar clic en el botón con forma de lápiz al final de cada una de las filas y posteriormente editar la información que requiera. De igual manera si desea eliminar una fila puede dar clic en el botón con forma de sesto de basura, esto eliminará la fila seleccionada.

Una vez completado los datos puede dar clic en “Finalizar” para pasar a la sección del reporte final.

En el reporte final encontrará

• Información general de la organización: esta es la misma información ingresada en la primera sección de información general.
• Resumen de la inversión: indicará el monto total a financiar, la tarda de interés promedio, el plazo (meses) y la cuota mensual.
• La participación de los costos fijos y variables: de acuerdo a los tipos de productos vendidos (transformación primaria y secundaria), se indica el monto total y el porcentaje que corresponde a cada rubro vendido.

• Representatividad de los costos fijos y variables: de acuerdo a la distribución de costos ingresada se muestran los costos fijos y variables con mayor peso en la estructura de costos.
• La distribución anual de los costos: se indica para cada actividad estratégica los costos fijos y variables para cada tipo de transformación (de acuerdo a lo indicado).
• El punto de equilibrio: para cada tipo de transformación se estima la cantidad de producto que deberá ser vendido en un año para poder cubrir los costos (es el punto donde no se gana ni se pierde).
• Información mensual de compras y ventas: se indica el balance general de las ventas y compras realizadas en el año permitiendo ver su comportamiento.
• Análisis de rentabilidad: se muestra la relación costo/beneficio de la organización con base en los datos indicados así como la ganancia anual.
• Seguidamente se indica el flujo de caja proyectado de la transformación primaria y secundaria (en caso de realizarla), así como el efectivo inicial y final.

El reporte generado puede ser descargado en Excel, PDF o impreso para su almacenamiento. Es importante destacar que al exportar los datos a excel o pdf los gráficos no serán exportados solamente los datos, para exportar el informe completo debe dar clic en la opción imprimir e imprimirlo a pdf.